Job Detail in India

Job Description

Assistant(e) de Direction

REALISATIONS CLES ATTENDUES Collaboration avec le Manager : • Gère et optimise le temps du Manager en traitant les sujets dans les bons délais (agenda/déplacements, documents/dossiers/reportings). • Gère les déplacements du Manager : organise la logistique via l’outil, rassemble les documents de voyage, effectue les notes de frais. • Elabore le calendrier annuel de l’entité en tenant compte du calendrier diffusé par l’attaché de direction de l’entité. • Positionne dans le calendrier les réunions et séminaires en respectant les échéances. • Diffuse le calendrier à l’Equipe de Direction à une date définie avec le Manager. • Organise les réunions (logistique et planification), propose les ordres du jour, participe si besoin et rédige les comptes rendus. • Effectue le suivi des actions suite aux réunions. (optionnel) • Organise ponctuellement les événements de l’entité (séminaires, team buildings…) • Met à disposition du Manager les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à son activité dans les délais, avec un regard critique. • Analyse les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à l’activité de son Manager. (optionnel) • Lit les mails du Manager et l’alerte sur les mails importants/urgents, ainsi que sur des réponses à donner. • Traite directement certains mails du Manager. (optionnel) • Transmet les informations pertinentes au Manager et à l’équipe de direction. • Propose des évolutions à son Manager (évolution d’outils, d’organisation…) • Assure le relais d’information permanent entre le Manager et ses interlocuteurs (N-1, N+1,…) Préparation et/ou prise en charge de dossiers : • Gère en toute autonomie des missions complémentaires comme par exemple : correspondant EP, suivi de budget, tableaux de bord… • Assure la gestion de dossiers spécifiques, en accord avec le Manager (Ex : mise à jour site intranet, mise en place et animation d’une communauté RSE, analyses sur des thématiques spécifiques à l’entité…). (optionnel) Assistanat auprès de l’ED/Equipe : • Gère l’administration du Personnel : procède aux encodages/opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, départ…) • Traite les questions de l’équipe en respectant le délai voire l’urgence de la demande (ex : support divers, information en relation avec les dossiers du Manager…) • Gère les accès informatiques à l’arrivée et au départ du Personnel : disques partagés, commandes de matériels, accès aux salles… • Organise les réunions en tenant compte du délai, de la durée, des participants, des connexions, de l’ordre du jour et du lieu. • Identifie les besoins et traite les demandes en respectant le délai, les règles et les procédures. • Assure un suivi des demandes. • Dispense des réunions d’information à l’équipe et/ou organise des formations pour l’équipe. • Applique les règles d’archivage des documents et sensibilise l’équipe (confidentialité et conservation). • Archive les documents légaux et règlementaires. Gestion des achats de l’entité : • Gère les achats pour son entité par le biais des outils à disposition : traite, vérifie et suit les commandes et les demandes d’achat, réceptionne les demandes d’achat et transmet les factures sans commande aux prestataires externes. • Valide les factures sans commande par délégation. (optionnel) • S’assure que les règles et procédures sont appliquées par l’équipe. Accueil et Image du service : • Répond aux différentes sollicitations (internes et externes) et propose des réponses adaptées. • Accueille et oriente les visiteurs de l’entité.

Skills Required